Nepřístupný dokument, nutné přihlášení
Input:

Doručování písemností v pracovněprávních vztazích

20.11.2023, , Zdroj: Verlag Dashöfer

3.4.6.9
Doručování písemností v pracovněprávních vztazích

JUDr. Petr Bukovjan

Právní úprava doručování obsažená v zákoníku práce se netýká doručování všech písemností, ale jen písemností vymezených výslovně v § 334 ZP.

Písemnost

Pojem "písemnost" je v dalších ustanoveních zákoníku práce používán jako legislativní zkratka pro:

  1. písemnosti týkající se skončení pracovního poměru nebo dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, s výjimkou dohody o rozvázání pracovního poměru dle § 49 ZP nebo dohody o zrušení dohody o pracovní činnosti nebo dohody o provedení práce dle § 77 odst. 5 písm. a) ZP,
  2. odvolání z pracovního místa vedoucího zaměstnance a vzdání se tohoto vedoucího pracovního místa (§ 73 a § 73a ZP a zvláštní právní předpisy) a
  3. mzdový výměr (§ 113 odst. 4 ZP) nebo platový výměr (§ 136 ZP).

V těchto případech musí zaměstnavatel nebo zaměstnanec dodržet postup předepsaný zákoníkem práce v § 334a až § 337.

Doručování jiných pracovněprávních písemností se řídí obecnou právní úpravou obsaženou v § 570 a násl. NOZ a je založeno na tzv. teorii dojití. Tu lze zjednodušeně vyjádřit tak, že písemnost je doručena, jakmile se dostane do dispoziční sféry jejího adresáta, a tento má objektivní možnost se s obsahem písemnosti seznámit. Nehraje přitom roli, kdy tak skutečně učiní nebo jestli se vůbec s obsahem písemnosti seznámí.

Doručování písemnosti zaměstnavatelem

Doručení do vlastních rukou

Ve vztahu k písemnostem uvedeným v § 334 ZP stanoví zákoník práce základní pravidlo, že je zaměstnavatel doručuje zaměstnanci do vlastních rukou. Za tímto účelem pak "nabízí" jednotlivé způsoby doručení.

Zaměstnavatel tak může využít následujících způsobů doručení písemnosti:

  • osobním předáním (na pracovišti zaměstnavatele nebo jiném místě, kde bude zaměstnanec zastižen),

  • prostřednictvím datové schránky,

  • prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací, nebo

  • prostřednictvím provozovatele poštovních služeb.

V této souvislosti nutno ale poznamenat, že platí preference osobního doručení písemnosti zaměstnanci do vlastních rukou na pracovišti zaměstnavatele před doručením prostřednictvím provozovatelem poštovních služeb. Teprve v případě, že není možné osobní doručení písemnosti na pracovišti zaměstnavatele (typicky z toho důvodu, že zaměstnanec nedochází do zaměstnání, ať už jde o omluvenou, nebo často neomluvenou absenci), lze využít doručení prostřednictvím provozovatele poštovních služeb. Ve vztahu k jiným způsobům doručení se zaměstnavatel obávat ničeho nemusí. Může např. písemnost obsahující výpověď z pracovního poměru rovnou doručit zaměstnanci za podmínek obsažených v § 335a ZP prostřednictvím datové schránky, i když by tak mohl učinit též osobním předáním zaměstnanci na svém pracovišti.

Osobní doručení

Pokud jde o osobní doručení (o dalších způsobech doručování je pojednáno samostatně), je vhodné nechat si od zaměstnance podpisem potvrdit převzetí písemnosti, resp. zajistit svědky pro případ, že zaměstnanec dotčenou písemnost převzít odmítne. I tímto okamžikem totiž nastávají v souladu s § 334a odst. 2 ZP účinky doručení (písemnost se považuje za doručenou).

Není rozhodné, jestli zaměstnavatel doručuje zaměstnanci osobně písemnost v rámci pracovní doby, nebo až po jejím skončení. Jiným místem pro osobní doručení, než je pracoviště zaměstnavatele, může být jakékoliv místo, kde je zaměstnanec k zastižení, včetně míst, kde zaměstnanec provozuje své volnočasové aktivity.

Upozornění na možné chyby

Při doručování písemností zaměstnanci osobně je třeba pamatovat na variantu, že zaměstnanec odmítne písemnost převzít. Přítomnost svědků a jejich písemné potvrzení, že se tak stalo, usnadní zaměstnavateli důkazní situaci při prokazování, že písemnost byla skutečně doručena.

Pokud by zaměstnavatel nedodržel zákonem požadovanou preferenci osobního doručení písemnosti zaměstnanci na pracovišti zaměstnavatele, a rovnou písemnost poslal zaměstnanci prostřednictvím provozovatele poštovních služeb, riskuje, že nedojde k řádnému doručení písemnosti.

Mýlí se ti zaměstnanci, kteří se domnívají, že odmítnutím převzetí písemnosti něčeho získají, resp. že kdyby její převzetí neodmítli, tak tím vyjadřují automaticky souhlas s obsahem písemnosti. Taková domněnka je nesprávná. Pokud je zaměstnanci doručováno zaměstnavatelem např. písemné upozornění na možnost výpovědi z pracovního poměru dle § 52 písm. g) ZP, tzv. vytýkací dopis (jde o písemnost, kterou soudní judikatura řadí mezi písemnosti související se skončením pracovního poměru dle § 334 ZP), nedává smysl se jeho převzetí bránit. Svůj případný nesouhlas s obsahem písemnosti může zaměstnanec vyjádřit následnou argumentací, že se porušení "pracovní kázně" nedopustil, nebo zpochybněním navazujícího rozvazovacího právního jednání zaměstnavatele a podáním soudní žaloby dle § 72 ZP.

Není vyloučeno (a do budoucna se dá předpokládat čím dál větší využití tohoto způsobu doručování), aby zaměstnavatel doručoval zaměstnanci písemnosti prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací, zejména prostřednictvím interpersonálních komunikačních služeb, které umožňují interaktivní výměnu informací mezi osobami a zahrnují v sobě mj. zasílání zpráv a všechny druhy elektronické pošty.

Prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací

Tímto způsobem může zaměstnavatel doručovat zaměstnanci písemnosti jen tehdy, pokud s tím zaměstnanec souhlasí.

Zákon požaduje, aby svůj souhlas s doručováním písemností prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací udělil zaměstnanec zaměstnavateli v samostatném písemném prohlášení. Znamená to, že nemůže být součástí např. pracovní smlouvy. Obsahovou náležitostí tohoto prohlášení je přitom uvedení elektronické adresy pro doručování, která není v dispozici zaměstnavatele, tj. např. "soukromý" e-mail či elektronická adresa v rámci určité komunikační aplikace. Svůj souhlas může zaměstnanec kdykoliv písemně odvolat.

Aby zaměstnanec věděl, k čemu všemu a v jakém rozsahu uděluje souhlas a jak probíhá doručování touto elektronickou cestou, musí mu zaměstnavatel před udělením souhlasu prostřednictvím samostatného prohlášení podat písemnou informaci o podmínkách doručování písemnosti prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací, a to včetně zákonné lhůty dle § 335 odst. 3 ZP (viz dále k okamžiku doručení). Přípustnou variantou je, aby písemné upozornění zaměstnavatele a písemné samostatné souhlasné prohlášení zaměstnance byly na témže dokumentu.

Budou-li výše uvedené podmínky splněny, posílá zaměstnavatel na zmíněnou elektronickou adresu datovou zprávu, kterou musí podepsat uznávaným elektronickým podpisem.

Elektronický podpis je definován přímo použitelným právním předpisem EU jako "data v elektronické podobě, která jsou připojena k jiným datům v elektronické podobě nebo jsou s nimi logicky spojena, a která podepisující osoba používá k podepsání". Pokud zákoník práce požaduje variantu "uznávaného" elektronického podpisu, pak dle § 6 odst. 2 zákona č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, ve znění pozdějších předpisů, se jím rozumí zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu pro elektronický podpis nebo kvalifikovaný elektronický podpis.

Oběma zmíněným formám elektronických podpisů je společné, že jsou založeny na kvalifikovaném certifikátu vydaném poskytovatelem certifikačních služeb a obsahujícím údaje, které umožňuji jednoznačnou identifikaci podepisující osoby. Rozdíl mezi nimi je v tom, že kvalifikovaný elektronický podpis je uložen na kvalifikovaném prostředku pro vytváření elektronických podpisů (a poskytuje tak větší jistotu), kdežto zaručený elektronický podpis nikoliv (může být uložen třeba na běžném počítači).

Den doručení

Prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací je písemnost zaměstnanci doručena, jakmile zaměstnavateli datovou zprávou její převzetí potvrdí. Potvrzení zaměstnance o přijetí datové zprávy přitom nemusí být ze strany zaměstnance podepsáno uznávaným elektronickým podpisem.

Pokud zaměstnanec převzetí písemnosti zaměstnavateli nepotvrdí svojí datovou zprávou do 15 dnů ode dne jejího dodání, považuje se písemnost za doručenou uplynutím posledního dne této lhůty (nastává fikce doručení). Protože jde o lhůtu a zákoník práce vlastní pravidla pro běh lhůty neobsahuje, použije se obecných pravidel vyplývajících z  § 605 a násl. NOZ. Připadne-li proto poslední den této lhůty na sobotu, neděli nebo svátek, posunuje se její konec na nejbližší následující pracovní den.

Doručování písemnosti zaměstnanci