Monitoring zaměstnanců z pohledu právních předpisů

V tomto článku se zaměříme na problematiku monitoringu zaměstnanců, a to také ve světle nedávného rozhodnutí Evropského soudu pro lidská práva a připravované novely zákona o zaměstnanosti a zákona o inspekci práce, která má zavést nové správní delikty postihující nepovolený monitoring zaměstnanců, respektive narušování soukromí zaměstnanců v rozporu zejména se zákoníkem práce. Doposud byl monitoring zaměstnanců v České republice kontrolován a posuzován zejména z hlediska ochrany osobních údajů, kde je kontrolním orgánem Úřad pro ochranu osobních údajů, s přijatou novelou lze ovšem očekávat zvýšenou aktivitu inspektorátů práce v této oblasti.

Tento článek nemá za cíl vyčerpávajícím způsobem popsat celou problematiku, což s ohledem na její složitost a absenci soudních rozhodnutí není ani možné. Jeho smyslem je spíše poskytnout náš pohled na některé doposud neřešené otázky a situace, což by mohlo napomoci zaměstnavatelům se zorientovat, případně jim poskytnout návod, jak mají při své činnosti postupovat.

PRÁVNÍ ÚPRAVA

Právní úprava monitoringu zaměstnanců je roztříštěna do několika právních předpisů. Hlavní těžiště je obsaženo zejména v zákoně č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, v platném znění (dále také jen "ZOOU"), který zakotvuje v § 10 ZOOU obecnou povinnost dbát při zpracování osobních údajů, aby subjekt údajů neutrpěl újmu na svých právech, zejména na právu na zachování lidské důstojnosti, a také dbát na ochranu před neoprávněným zasahováním do soukromého a osobního života subjektu údajů. Informace získané o zaměstnanci prostřednictvím monitoringu výpočetní technikou, prostřednictvím kamerových systémů nebo jiným způsobem jsou nepochybně osobními údaji ve smyslu § 4 písm. a) zákona č. 101/2000 Sb., a proto podléhají této právní úpravě. Zákon o ochraně osobních údajů dále vymezuje, kdy shromažďování a zpracování osobních údajů je možné provádět pouze se souhlasem subjektu údajů (zaměstnance) a kdy takové zpracování musí být registrováno u Úřadu pro ochranu osobních údajů.

Druhým hlavním pilířem právní úpravy monitoringu zaměstnanců je zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů (dále také jen "ZP"), který v § 316 odst. 2 ZP stanoví, že zaměstnavatel nesmí bez závažného důvodu spočívajícího ve zvláštní povaze činnosti zaměstnavatele narušovat soukromí zaměstnance na pracovištích a ve společných prostorách zaměstnavatele tím, že podrobuje zaměstnance otevřenému nebo skrytému sledování, odposlechu a záznamu jeho telefonických hovorů, kontrole elektronické pošty nebo kontrole listovních zásilek adresovaných zaměstnanci. Pokud je již důvod spočívající ve zvláštní povaze činnosti zaměstnavatele dán a tento podrobuje zaměstnance sledování, je zaměstnavatel povinen přímo informovat zaměstnance o rozsahu kontroly a o způsobech jejího provádění dle § 316 odst. 3 ZP.

Právní úprava uvedená výše nicméně monitoring zaměstnanců kategoricky nezakazuje, jen stanoví (bohužel ne zcela jednoznačně) určité limity a povinnosti při jeho provádění. Při posuzování oprávněnosti monitoringu zaměstnance se tak uplatní několik principů a obecných pravidel, které lze poté aplikovat na jeho jednotlivé formy.

Důležité je rovněž si uvědomit, že ani pojem monitoring není právně vymezen a výklad, jaké sledování či kontrola do něj spadá, může být různý. Navíc, přiměřená kontrola zaměstnanců podle ustanovení § 316 odst. 1 ZP, zda dodržují zákaz používat výpočetní a telekomunikační techniku zaměstnavatele pro jiné než pracovní účely, není ani dle Nejvyššího soudu (viz jeho níže popisované rozhodnutí sp. zn. 21 Cdo 1771/2011) považována za monitoring ve smyslu § 316 odst. 2 ZP. Taková kontrola by nicméně měla být časově omezená a měla by být zaměřena skutečně jen na kontrolu výše uvedeného zákazu, ať již obecného vyplývajícího z § 316 odst. 1 ZP, nebo jinak definovaného zaměstnavatelem (ten může a měl by nastavit určitá pravidla používání svého vybavení i pro soukromé účely, pokud k němu fakticky dochází, respektive je tolerováno). Z výše uvedeného naopak vyplývá, že sporný monitoring je na pořadu dne zejména při permanentním sledování.

V dosavadní praxi však větší roli hrála spíše úprava obsažená v zákoně o ochraně osobních údajů, a to i z toho důvodu, že pouze kontroly ze strany Úřadu pro ochranu osobních údajů mohly vést k potrestání zaměstnavatelů, a to přes to, že pod kontrolní oprávnění tohoto úřadu nespadají povinnosti uložené zaměstnavatelům podle zákoníku práce, ale pouze dle zákona o ochraně osobních údajů. Inspektoráty práce, do jejichž oprávnění kontrola povinností dle zákoníku práce a trestání jejich porušení spadá, v této oblasti doposud kontroly (trestání) provádět nemohly a případná zjištění porušení zákona předávaly k dalšímu vyřízení Úřadu pro ochranu osobních údajů. Vzhledem k připravované novelizaci zákona o zaměstnanosti a zákona o inspekci práce lze ovšem očekávat, že aktivita inspektorátů práce v této oblasti bude podstatně vyšší. O připravované novele píšeme v článku níže.

PROSTŘEDKY MONITORINGU ZAMĚSTNANCŮ

Nejběžnějšími formami monitoringu zaměstnanců v pracovněprávních vztazích jsou:

• sledování, případně i čtení e-mailových a jiných zpráv,

• sledování prostřednictvím kamerových systémů,

• sledování služebních automobilů pomocí zařízení GPS nebo obdobného systému ke zjištění polohy.

Níže se podíváme na jednotlivá úskalí a limity těchto typů sledování a také na nejdůležitější povinnosti, které by zaměstnavatel měl vůči zaměstnancům dodržet. Nejprve se však zaměříme na kontrolu zaměstnanců při použití výpočetní a telekomunikační techniky zaměstnavatele, přestože taková kontrola, jak jsme již uvedli výše, do monitoringu podle § 316 odst. 2 ZP nespadá.

KONTROLA POUŽÍVÁNÍ VÝPOČETNÍ A TELEKOMUNIKAČNÍ TECHNIKY

Z ustanovení § 316 odst. 1 ZP platí pro zaměstnance implicitní zákaz používat výpočetní a telekomunikační techniku zaměstnavatele pro jiné než pracovní účely. Je na zaměstnavateli, zda použití takové techniky pro soukromé účely zaměstnancům povolí či nikoliv. Omezené použití zařízení zaměstnavatele pro soukromé účely je nicméně relativně obvyklé a je i zaměstnavatelem (jednotlivými vedoucími) tolerováno. Svým tolerováním zaměstnavatel dle našeho názoru k takovému použití dal souhlas, a to i kdyby interní směrnice soukromé použití zakazovaly; domníváme se, že v tomto případě má reálný stav přednost před formální stránkou.

Dle § 316 odst. 1 ZP je zaměstnavatel oprávněn zákaz soukromého použití techniky přiměřeným způsobem kontrolovat. Toto ustanovení dopadá na všechny zaměstnavatele (každý zaměstnavatel bez ohledu na předmět své činnosti má právo přiměřené kontroly); toto je významný rozdíl oproti monitoringu dle § 316 odst. 2 ZP, jehož zavedení je podmíněno specifickou činností zaměstnavatele. Kontrola zaměstnanců musí ovšem být v souladu s výše uvedenými principy právní úpravy ochrany osobních údajů a zákoníku práce. Za přiměřenou lze označit takovou kontrolu, při které zaměstnavatel sleduje, jaké programy zaměstnanec spouští, na jaká čísla a v jakém rozsahu telefonuje, případně při využití internetu jaké webové stránky navštěvuje a jakou dobu na nich tráví. Již není přijatelné, aby zaměstnavatel obecně zachytával důvěrné údaje o zaměstnanci, zejména obsah tímto způsobem zasílaných zpráv (blíže v následujícím odstavci), zadávaných hesel nebo obecně vstupů zaměstnance zadaných prostřednictvím klávesnice.

Zjistí-li zaměstnavatel prostřednictvím přiměřeného sledování, že zaměstnanec porušuje zákaz využití výpočetní techniky nebo že se nevěnuje práci, ale sledování internetových stránek nesouvisejících s prací, může být výstup z takové kontroly použit jako podklad pro případné disciplinární postupy, včetně rozvázání pracovního poměru pro porušení povinností zaměstnance.

Možnost propustit zaměstnance, a to dokonce okamžitým zrušením, potvrdil Nejvyšší soud ve svém rozhodnutí (viz rozsudek Nejvyššího soudu ČR sp. zn. 21 Cdo 1771/2011 ze dne 16. 8. 2012), kde uvedl, že "cílem (smyslem) kontroly prováděné zaměstnavatelem (žalovaným) nebylo (jak správně uvedl odvolací soud) zjišťování obsahu e-mailových zpráv, obsahu SMS nebo MMS, případně odeslaných či přijatých zaměstnancem (žalobcem), nýbrž toliko zjištění, zda zaměstnanec (žalobce) respektuje (a když nerespektuje, tak v jaké míře) zákaz užívat pro svou osobní potřebu výpočetní techniku zaměstnavatele (žalovaného) včetně jeho telekomunikačních zařízení, vyplývající ze zákona, a to s přihlédnutím k zákazu nepoužívat internetové stránky s pochybným či citlivým obsahem nebo stránky typu on-line zpravodajství, sledování TV přes internet nebo poslech rozhlasu přes internet, které mohou nadměrně zatěžovat počítačovou síť a které nesouvisí s výkonem sjednané práce (vyplývajícímu z pracovního řádu). Je tedy zřejmé, že prováděná kontrola směřovala toliko k ochraně majetku zaměstnavatele. O soukromí zaměstnance (o jeho osobnosti) jistě vypovídá i údaj o tom, které internetové stránky sleduje, avšak podstatou kontroly nebylo toto zjištění, nýbrž pouze zjištění, zda zaměstnanec (i žalobce) sledoval takové internetové stránky, které s výkonem jeho práce nesouvisely (to ostatně žalobce v průběhu řízení ani nepopíral)."

Soud dále dovodil, že při hodnocení, zda se jedná o přiměřenou kontrolu, se má přihlédnout zejména k tomu, zda šlo o kontrolu průběžnou či následnou, k její délce, rozsahu, k tomu, zda vůbec a do jaké míry omezovala zaměstnance v jeho činnosti, zda vůbec a do jaké míry zasahovala také do práva na soukromí zaměstnance apod. 

V daném případě se soud pokusil vymezit rozdíl mezi přiměřenou kontrolou (§ 316 odst. 1 ZP) a monitoringem podle § 316 odst. 2 ZP. V daném případě zaměstnavatel (jednalo se o běžný provoz pily) nasadil na zaměstnance "špehovací" software na dobu jednoho měsíce, což bylo posouzeno jako přiměřená kontrola s tím, že dle Nejvyššího soudu § 316 odst. 2 ZP "dopadá toliko na případy zvláštní povahy činnosti zaměstnavatele (což v projednávané věci nebylo ani tvrzeno) a navíc se vztahuje jen na situace, kdy zaměstnanec buď se souhlasem zaměstnavatele používá pro svou osobní potřebu zaměstnavatelovy výrobní a pracovní prostředky, nebo z nějakého důvodu používá u zaměstnavatele své vlastní výrobní a pracovní prostředky včetně výpočetní techniky či telekomunikačního zařízení (vlastní PC, notebook, mobilní telefon, psací stroj, apod.) a na všechny předměty a projevy (soukromé povahy) zaměstnance."

Pro úplnost uvádíme, že § 316 odst. 1 ZP ani nepožaduje, aby byl zaměstnanec o možné kontrole jakkoliv informován (což je další rozdíl oproti monitoringu dle § 316 odst. 2 ZP). A dle našeho názoru není ani nutné, aby provádění omezených jednorázových kontrol bylo oznámeno Úřadu pro ochranu osobních údajů coby samostatné zpracování osobních údajů, neboť je lze považovat v případě, že by se z kontrol vyhotovovaly nějaké výstupy, za nahodilé shromažďování osobních údajů dle § 3 odst. 4 zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, na které tento zákon nedopadá.

MONITORING E-MAILOVÝCH A JINÝCH ZPRÁV

Častým způsobem, kdy dochází ke sledování zaměstnanců, je přístup do pracovních e-mailových schránek zaměstnanců a případně také jednotlivých přijímaných a odesílaných zpráv. V poslední době se do této oblasti zařazují také firemní profily na sociálních sítích nebo komunikačních programech, které přinášejí nové a doposud neřešené situace.

I v tomto případě máme za to, že je nutné rozlišovat mezi plošným monitoringem, tedy permanentním systémem fakticky nebo potenciálně pokrývajícím přístup k jakémukoliv e-mailu jakéhokoliv zaměstnance, a mezi jednorázovým přístupem, který by se mohl podřadit pod přiměřenou kontrolu. Bohužel, v oblasti sledování zpráv nemáme zatím žádné české rozhodnutí, které by poskytlo zaměstnavatelům konkrétní vodítka, co je možné a co nikoliv.

Obecně lze naopak dovodit, že i plošný monitoring prostřednictvím softwaru chránícího proti virům, spamům a podobným rizikům není považován za narušování soukromí ani zpracování osobních údajů (když na konci takového postupu není určitá fyzická osoba, která by fakticky procházela jednotlivé zprávy).

FIREMNÍ E-MAILOVÉ SCHRÁNKY

Pokud jde o e-mailové schránky zřízené zaměstnavatelem, je třeba odlišovat, jak blízce je e-mailová schránka spjata s konkrétním zaměstnancem – od této skutečnosti se bude také odvíjet očekávání zaměstnance o tom, jakou úroveň ochrany soukromí může v takovém případě očekávat. Bude-li se jednat o schránku s adresou například ve tvaru "info@zamestnavatel.cz", je pravděpodobné, že zaměstnanci bude od počátku jasné, že se jedná o sdílenou schránku, respektive schránku, kterou po jeho odchodu od zaměstnavatele bude obsluhovat další zaměstnanec a přistupovat i k dříve odeslaným zprávám. V tomto případě také budou zřejmě nejširší oprávnění zaměstnavatele (vedoucích zaměstnanců) do této schránky vstupovat a případně si číst i doručené zprávy. Ani v tomto případě se ovšem nejedná o bezmezné oprávnění, i v této situaci by se zaměstnavatel měl vyhnout čtení zpráv, které jsou zjevně soukromé či osobní (např. je toto slovo uvedeno v předmětu zprávy nebo je odesílatelem manželka zaměstnance). Samozřejmě lze ale po zjištění takové zprávy (aniž by zaměstnavatel četl její obsah) upozornit zaměstnance, že tato schránka není určena pro osobní komunikaci, a případně jej za toto porušení disciplinárně potrestat.

Odlišná je ale situace, kdy již samotná e-mailová schránka obsahuje konkrétní jméno zaměstnance a tento zaměstnanec je jediný, kdo má k této schránce přístup (samozřejmě mimo například IT technika) – obvykle se jedná o e-mailové adresy typu "jmeno.prijmeni@zamestnavatel.cz". V takovém případě je očekávání zaměstnance o úrovni soukromí takto doručovaných zpráv nepochybně vyšší. Domníváme se, že i v tomto případě má zaměstnavatel právo vstoupit do takové e-mailové schránky, tento vstup by již měl být odůvodněn. Takovým oprávněným důvodem může být například nepřítomnost zaměstnance (typicky z důvodu nemoci nebo dovolené či jiného volna) spojená s potřebou vyřídit například požadavek zákazníka doručený tomuto zaměstnanci nebo právě kontrola, zda zaměstnanec využívá schránku pouze k pracovním účelům. I zde lze ovšem doporučit, aby zaměstnavatelé přijali taková opatření, které nutnost takových přístupů minimalizují, například ve formě povinnosti nastavit zasílání automatických zpráv v nepřítomnosti (tzv. "out of office") při krátkodobé absenci zaměstnance.

Patrně nejlegitimnějším důvodem pro přístup do e-mailové schránky zaměstnance pak je existence konkrétního podezření z protiprávního jednání zaměstnance, například v oblasti porušování obchodního tajemství nebo dokonce páchání trestné činnosti (např. podplácení). V takovém případě je dle našeho názoru možné procházení všech e-mailů, nicméně při zjištění, že se jedná například o soukromý e-mail (nesouvisející s podezřením), by k dalšímu čtení či jinému nakládání…