Nepřístupný dokument, nutné přihlášení
Input:

Důchodové spoření ve mzdových účtárnách - Nejčastější chyby a jejich náprava

28.9.2013, , Zdroj: Verlag Dashöfer

     Od 1. 1. 2013 se rozeběhl II. pilíř důchodové reformy. Ve mzdových účtárnách tím přibyla nová agenda spojená právě se správou pojistného na důchodové spoření. V dnešním článku se budeme zabývat problémy, se kterými se v této agendě setkáváme. Nejprve stručně shrneme povinnosti mzdové účetní a zaměstnance tak, jak je stanoví zákon, a poté přistoupíme k nejčastěji se vyskytujícím chybám a návodu, jak je řešit.

PRÁVNÍ ÚPRAVA

     K nejdůležitějším ustanovením zákonů, jejichž znalost je potřebná pro mzdovou účetní, patří:

  1. § 9 odst. 9 zákona č. 426/2011 Sb., o důchodovém spoření, v platném znění, který uvádí: „Smlouva o důchodovém spoření je zaregistrována s účinností k prvnímu dni kalendářního měsíce následujícího po kalendářním měsíci, ve kterém rozhodnutí, kterým byla tato smlouva zaregistrována, nabylo právní moci.“

  2. Dále několik důležitých ustanovení ze zákona č. 397/2012 Sb., o pojistném na důchodové spoření:

    2.1 Plátcem pojistného na důchodové spoření je plátce daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti a z funkčních požitků, pokud je podle zákona o daních z příjmů povinen vybírat nebo srážet daň z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti a z funkčních požitků poplatníkovi, který je zároveň poplatníkem pojistného na důchodové spoření (§ 2).

    2.2 Zaměstnavatel musí při výpočtu zálohy vycházet z vyměřovacího základu pro I. pilíř, tedy z důchodového pojištění, pro něž jsou pravidla nastavena zákonem č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení a státní politiku zaměstnanosti, v platném znění (§ 4 odst. 2).

    2.3 Plátce pojistného je registrován k pojistnému na důchodové spoření, pokud je registrován jako plátce daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti a z funkčních požitků, a to podáním prvního hlášení (§ 16).

    2.4 Pokud plátce pojistného nebo plátcova pokladna přestane mít alespoň jednoho poplatníka, je plátce pojistného povinen neprodleně elektronicky podat oznámení o změně registračních údajů, ve kterém tuto skutečnost uvede (§ 16 odst. 4).

    2.5 Plátce pojistného na důchodové spoření je povinen elektronicky podat hlášení k záloze na pojistné podle jednotlivých poplatníků a za plátce pojistného celkem, a to v termínu pro odvod záloh na daň z příjmů fyzických osob (obvykle do 20. dne kalendářního měsíce, v němž povinnost srazit zálohy vznikla) (§ 18 + § 19 odst. 1).

    2.6 Před uplynutím lhůty pro podání hlášení (obvykle do 20.) může plátce pojistného nahradit již podané hlášení opravným hlášením; k předchozímu hlášení se dále nepřihlíží. V opravném hlášení se uvádějí všichni zaměstnanci, kteří jsou účastni důchodového spoření. Vyplní se tedy celé hlášení znovu a dobře (§ 19 odst. 2).

    2.7 Zjistí-li plátce pojistného na důchodové spoření, že poslední známá záloha není ve správné výši, je povinen elektronicky podat následné hlášení. V následném hlášení plátce pojistného uvede rozdíl oproti poslední známé záloze. Uvádí v něm tedy jen zaměstnance, u kterých bylo něco uvedeno chybně. Do řádků záloha celkem („Měsíční souhrn za plátce pojistného celkem“, sloupce 10 a 11) se však vykáže součet i za ty zaměstnance, kteří v něm uvedeni nejsou. Pokud se opakovala chyba u některého zaměstnance v několika měsících (chyby ve výplatě), lze opravit více měsíců jedním následným hlášením. Pokud již bylo podáno za uplynulý kalendářní rok roční vyúčtování pojistného, chybu je nutné opravit dodatečným vyúčtováním, nikoliv opravou hlášení v předchozím roce (§ 20).

    2.8 Po skončení roku je plátce daně povinen elektronicky podat vyúčtování pojistného na důchodové spoření podle jednotlivých poplatníků a za plátce pojistného celkem (§ 26).

    2.9 Poplatník pojistného na důchodové spoření (zaměstnanec) je povinen písemně oznámit plátci pojistného (zaměstnavateli) den, kdy se stal účastníkem důchodového spoření, a to tak, aby mohl plátce pojistného tuto skutečnost zohlednit při srážce pojistného (§ 29).

    2.10 Zjistí-li zaměstnavatel, že poplatník porušil některou ze svých povinností, je povinen tuto skutečnost neprodleně oznámit správci pojistného (§ 30). Nesplnění oznamovací povinnosti je pokutováno.

    2.11 Pokud zaměstnanec neoznámí zaměstnavateli, že se stal účastníkem důchodového spoření a v důsledku toho není plátcem pojistného sraženo a odvedeno pojistné na důchodové spoření ve správné výši, vzniká poplatníkovi povinnost uhradit správci pojistného takto neodvedené pojistné namísto plátce pojistného spolu s přirážkou k pojistnému ve výši 10 % z neodvedeného pojistného (§ 31 odst. 1).

    2.12 Pokud však zaměstnavatel nebo zaměstnanec oznámí správci pojistného, že nebylo z důvodu chyby zaměstnance odvedeno pojistné včas, činí přirážka pouze 5 %, tj. poloviční výši (§ 31 odst. 4).

    2.13 Správci pojistného jsou finanční úřady. Ty pojistné vybírají a převádějí na účty jednotlivých poplatníků u příslušné penzijní společnosti, se kterou uzavřeli poplatníci smlouvu (§ 10).

    2.14 Pokud chce zaměstnanec uplatnit nárok na vypořádání přeplatku u zaměstnavatele, musí ho uplatnit písemně (§ 28 odst. 3).

NEJČASTĚJŠÍ PROBLÉMY

     V následujícím textu se zaměříme na analýzu nejčastějších problémů, se kterými se mzdové účetní mohou setkat, a jejich řešení.

1.Zaměstnanec oznámí zaměstnavateli, že je účastníkem důchodového spoření dříve, než se účastníkem skutečně stal. 

     Jak k takové situaci obvykle dojde? Zaměstnanec podepíše smlouvu o důchodovém spoření, a protože je upozorněn na to, že má povinnost účast oznámit zaměstnavateli, běží do mzdové účtárny a oznámí, že se stal účastníkem. My ale už víme, že podpisem na smlouvě o důchodovém spoření účast nevzniká (viz bod 1. výše).

     Společnost, se kterou zaměstnanec uzavřel smlouvu, ji odešle Specializovanému finančnímu úřadu, který vede centrální registr smluv. Ten smlouvu zaregistruje a odešle potvrzení o registraci smlouvy oběma účastníkům, tj. penzijní společnosti a zaměstnanci. Převzetím druhým účastníkem (tím, kdo ji převezme později) nabyde registrace právní moci. Zaměstnanec je potom účasten důchodového spoření od prvního dne příštího kalendářního měsíce. O nabytí právní moci zašle Specializovaný finanční úřad (správce centrálního registru smluv) zaměstnanci „Oznámení“, v němž je uvedeno například, že:

„Rozhodnutí nabylo právní moci dne:
29. 3. 2013.

Registrace smlouvy je proto účinná ode dne: 1. 4. 2013.

Ode dne 1. 4. 2013 se zaměstnanec stává účastníkem důchodového spoření.“

     V tomto případě má tedy mzdová účetní povinnost srazit pojistné na důchodové spoření poprvé ve výplatě za duben 2013, tj. obvykle v květnu.

Řešení

     Pokud se přesto stane, že mzdová účetní srazila pojistné a podala hlášení k záloze na pojistné na důchodové spoření a v něm je uveden zaměstnanec, který ještě není účastníkem důchodového spoření, potom řešení musíme rozdělit na dvě rozdílné situace.

  1. V podaném hlášení není ani jeden z uvedených zaměstnanců pro dané zálohové období účastníkem důchodového spoření, tj., hlášení nemělo být podáno. V tomto případě není zaměstnavatel plátcem pojistného podle § 2 zákona o pojistném na důchodové spoření a měl by vzít zpět své podání (myšleno chybné hlášení) a zároveň, pokud již uhradil pojistné spojené s tímto hlášením, může si požádat o vrácení přeplatku (za předpokladu, že nemá tento plátce jiný evidovaný nedoplatek, bude mu přeplatek vrácen).

  2. V hlášení jsou jak zaměstnanci, kteří již jsou účastníky důchodového spoření, tak i zaměstnanci, kteří nejsou účastníky důchodového spoření. V daném případě je zaměstnavatel plátcem pojistného podle § 2 zákona o pojistném na důchodové spoření a měl tedy povinnost podat hlášení k záloze na pojistné.

     V tomto případě plátce podává opravné nebo následné hlášení. Pokud to plátce stihne do termínu pro odvod záloh (obvykle do 20. dne příslušného měsíce), jde o opravné hlášení, pokud později, jde o následné hlášení. V obou případech, pokud již byla uhrazena nesprávně vyšší částka, je možné podat žádost o vrácení přeplatku. Za předpokladu, že plátce nemá jiné nedoplatky, resp. bude-li se jednat o vratitelný přeplatek, bude mu tento přeplatek vrácen.

Pozor: Opravné hlášení se podává celé znovu (viz bod 2.6 výše) na rozdíl od následného, kde se uvádějí jen rozdíly oproti původně chybně podanému.

Prevence

     Použití nepovinného tiskopisu Oznámení poplatníka daně z příjmů ze závislé činnosti a z funkčních požitků o účasti na důchodovém spoření, č. 25 5544 MFin 5544, který je k dispozici k tisku na adrese http://cds.mfcr.cz/cps/rde/xbcr/cds/5544_1.pdf

2. Zaměstnanec oznámí zaměstnavateli, že je účastníkem důchodového spoření pozdě. 

     Tedy dne 20. srpna přijde zaměstnanec a písemně oznámí zaměstnavateli, že se stal účastníkem důchodového spoření. Z přiloženého oznámení o nabytí právní moci vydaného Specializovaným finančním úřadem mzdová účetní zjistí, že:

„Rozhodnutí nabylo právní moci dne:
29. 3. 2013.

Registrace smlouvy je proto účinná ode dne: 1. 4. 2013.

Ode dne 1. 4. 2013 se zaměstnanec účastník stává účastníkem důchodového spoření.“

Řešení

     Řešení rozdělíme na tři odlišné situace.

a) Chyby zaměstnance

     Mzdová účetní má povinnost podle § 30 zákona o pojistném na důchodové spoření oznámit tohoto zaměstnance finančnímu úřadu jako správci pojistného a ten od zaměstnance vybere dlužné pojistné ve výši 5 % Vyměřovacích základů na důchodové pojištění (nejčastěji z hrubé mzdy). Finanční úřad tedy vybere za kalendářní měsíce duben až červen od zaměstnance nejen ta 2 %, která měl zaměstnanec platit ze svého, ale i další 3 %, o která měl být snížen odvod pojistného na důchodové pojištění správě sociálního zabezpečení. Těchto celkem pět vybraných procent potom převede na účet zaměstnance u jeho penzijní společnosti. K tomu je zaměstnanec povinen uhradit 5 % přirážku (z neodvedeného pojistného). Do oznámení fnančnímu úřadu zaměstnavatel uvede zaměstnancovo jméno a příjmení, rodné číslo a bydliště. Dále uvede termín, od- kdy už bude zálohy na pojistné srážet on. K tomu je vhodné uvést také výši vyměřovacích základů na pojistné za měsíce, kdy z důvodu pozdního oznámení zaměstnance o tom, že se stal účastníkem důchodového spoření, nebyla záloha sražena a odvedena.

Příklad č. 1

Pan Jiří Vomáčka r. č. 5403311705 nahlásil mzdové účetní pozdě dne 20. 8. 2013, že se stal účastníkem důchodového spoření od 1. 4. 2013.

Varinata 2 a):

Oznámení ve smyslu § 30 zákona č. 397/2012 Sb., o pojistném na důchodové spoření

Náš zaměstnanec pan Jiří Vomáčka, r. č. 5403311705, bytem Příkladová 111, Rychnov nad Kněžnou oznámil dne 20. srpna 2013, že se stal účastníkem důchodového spoření. V jím předloženém Oznámení o nabytí právní moci je Specializovaným finančním úřadem uvedeno, že se účastníkem stal 1. 4. 2013.

Za měsíc srpen 2013 mu již bude naší společností řádně sražena a odvedena záloha na pojistné.

Jeho vyměřovací základy za jednotlivé kalendářní měsíce, za které nebyla sražena záloha na pojistné:

Měsíce Vyměřovací základ pojistného
(hrubá mzda) v Kč 
Duben 12 600 
Květen 5 200
(nemoc) 
Červen 12 960 
Červenec 13 800 

Příloha: mzdový list pana Vomáčky

b) Chyba třetí strany nebo mzdové účetní

Mzdová účetní, která již má několik účastníků důchodového spoření, zjistí, že opomněla u některého srazit zálohu (tj., on jí účast nahlásil, ale ona zapomněla, případně chyba za opožděné oznámení o účasti není na straně zaměstnance ani na straně mzdové účetní).

Řešení: Potom lze jednoduše tuto skutečnost napravit tím, že mzdová účetní podá následné hlášení k záloze na pojistné na důchodové spoření. Na původním hlášení měla uvedeny ostatní zaměstnance, kteří jsou účastníky důchodového spoření. Na jednom následném hlášení je možné uvést i více kalendářních měsíců a uvede v něm jen toho zapomenutého zaměstnance. Za podání následného hlášení správce pojistného neuplatní žádnou sankci.

Příklad č. 2

Mzdová účetní paní Příkladová má od 1. 4. 2013 dva zaměstnance jako účastníky důchodového spoření, které uváděla do řádných hlášení k záloze na pojistné na důchodové spoření.

Dalšího zaměstnance pana Vomáčku, jenž se stal účastníkem také od 1. 4. 2013, ale do hlášení neuvedla. Skutečnost, že byl účastníkem důchodového spoření od 1. dubna 2013, si uvědomila až 20. srpna 2013.

Přehled hrubých mezd (vyměřovacích základů pojistného) zaměstnanců účastných na důchodovém spoření (v Kč) pro účely správného vyplnění následného hlášení za kalendářní měsíce duben až červen 2013 (viz tabulka).

Měsíc Pan
Názorný 		Pan
Sklenička 		Záloha 5%
Celkem
(Sklenička+
Názorný)
*)  		Pan
Vomáčka 		Záloha pan
Vomáčka 		Úrok
z prodlení
(ročně 14,5%)
Zaokrouhleno
***)  		Záloha
celkem
N+S+V
**)  
duben 10 000 14 000 1 200 2 000
(nemoc) 		100 4 1 300 
květen 12 000 15. 000 1 350 24 000 1 200 29 2 550 
červen 14 000 15 000 1 450 22 000 1 100 14 2 550 
červenec 16 000 15 000 1 550 24 000 1 200 0 2 750 
srpen 20 000 16 000  20 000    
celkem   5 550  3 600 47 9 150 

Za měsíc srpen již budou všichni tři zaměstnanci uvedeni v řádném hlášení.

3 600 Kč dlužných záloh na pojistném za pana Vomáčku bylo odvedeno dne 21. 8.…