Nepřístupný dokument, nutné přihlášení
Input:

Jak zvládat propouštěcí a další obtížné pohovory?

2.4.2007, , Zdroj: Verlag Dashöfer

     K problematickému pohovoru dochází vždy, když je nutno sdělit zaměstnanci informace, které jsou pro něho nepříjemné nebo nevítané. Je třeba uvědomit si, že půjde o setkání, kterému byste se skutečně raději vyhnuli, protože je pravděpodobné, že se stanete terčem hněvu a kritiky.

     V praxi se jedná zejména o tyto případy:

  • propuštění pro nadbytečnost a slabý výkon,

  • vytýkací pohovor,

  • různá „poslední varování“,

  • oznámení nepopulárních organizačních změn,

  • snížení mzdy odejmutím pohyblivé složky, odebrání benefitů,

  • udělení sankcí,

  • odvolání z manažerské funkce,

  • pohovory, v nichž je třeba zaměstnanci oznámit špatnou zprávu například, že jeho žádosti o povýšení nevyhovujeme apod.

     Tyto pohovory sestávají z následujících šesti fází:

1. Předvídání 4. Analýza 
2. Oznámení 5. Přijetí 
3. Emoce 6. Akce 

     Tyto fáze za sebou nenásledují v přímé linii. Oznámení, emoce a analýza jsou spojeny jakoby smyčkou a teprve potom přichází na řadu přijetí a akce - (viz obrázek).

Předvídání má za úkol zajistit, aby k setkání nedošlo, když jste na ně nejméně připraveni. Zvolíte si čas, místo a okolnosti. Promyslíte si, jak zajistit nerušený průběh pohovoru, celé setkání si projdete v mysli předem, zvolíte si vhodná slova a větná spojení a další výrazové prostředky, které budete používat. Připravíte se na stres, jemuž budete pravděpodobně vystaveni, a promyslíte si strategii k dosažení příznivého výsledku.

Kliknutím otevřete obrázek v novém okně

POVZBUZENÍ MŮŽETE ČERPAT ZE SKUTEČNOSTI, ŽE PROJEVY HNĚVU ZE STRANY VAŠEHO PROTĚJŠKU JSOU NEJEN PŘIJATELNÉ, ALE I NEZBYTNÉ.

     Dobře sloužíte jak sami sobě, tak i své organizaci, když toho druhého necháte, aby své emoce ventiloval. Tradiční manažerský přístup, který hlásá „vyhnutí se scénám“ za každou cenu, se již dávno přežil. Poradenská praxe ukazuje, že předtím, než můžete do něčí mysli vpravit fakta, musíte vyhodnotit jeho emoční stav. Je třeba vystihnout okamžik, kdy můžete přejít od trpělivého snášení něčího hněvu ke společné analýze toho, co špatného se stalo, nebo toho, co je třeba dát do pořádku.

     Při problematickém pohovoru je sdělení špatné zprávy nevyhnutelné a není při něm žádný prostor pro vyjednávání. Rozdíl mezi obyčejným a problematickým pohovorem spočívá v tom, že jejich výsledky jsou velmi rozdílné. V rámci jiných setkáních s kolegy očekáváte toleranci a úctu. Při obtížných pohovorech lze však očekávat jen o málo více, než že Vám příjemce špatné zprávy řekne: „Hnusí se mi to (a Ty taky), ale slyším, co mi říkáš.“ To je pravý okamžik, kdy můžete začít pracovat na tom, aby ten druhý Vaše sdělení přijal.

     V této chvíli můžete začít mluvit o akci, která by měla následovat - předkládat svému protějšku návrhy. Například diskutovat o výši odchodného, personálních agenturách, dalším školení, tréninku, koučování, supervizi a podobně. Když projdete prvními pěti fázemi, jste na nejlepší cestě, aby se Vašemu sdělení dostalo patřičného slyšení. Informace, které poskytnete v této fázi, v mnoha případech poslouží také ke zmírnění rány, kterou Vámi uvedená skutečnost znamená. Plán akcí Vám oběma pomůže uzavřít problematický pohovor v alespoň trochu pozitivním duchu.

     Proč u obtížných pohovorů postupujeme právě takto? Cílem tohoto postupu je:

  1. přimět účastníka pohovoru, aby přijal informace, které jsou pro něho nepříjemné. I když si nemůžete být jisti, zda Vaše sdělení vyvolá vztek nebo úzkost, musíte se na tuto možnost alespoň připravit.

    Většina z nás je v silném pokušení vyhýbat se emočně vypjatým scénám. Následkem toho jsou špatné zprávy často sdělovány pozdě nebo nešikovně, což ještě zhoršuje jejich destruktivní působení a způsobuje, že jsou poškozování všichni - manažer, dotyčný pracovník, kolegové i organizace.

  2. zmenšit emocionální stres a požadavky kladené na Vás (stará známá pravda, když zvýším tlak na podřízené, tak jej snížím na sebe jako nadřízeného).

  3. zabránit škodám na zdraví a sebejistotě manažera a nepříznivým dopadům na Vaši organizaci. Je známo, že někteří manažeři si těmito situacemi přivodili i velké zdravotní obtíže a někteří nespokojení bývalí zaměstnanci „vypálili“ svá dřívější působiště. Zkrátka a dobře jde o to minimalizovat škody.

     Pojďme si v bodech nastínit základní pravidla pro úspěšné zvládnutí jednotlivých fází.

1. Předvídání

  • -> promyslete a naplánujte termín,
  • -> nechte si dost času na přípravu,
  • -> zajistěte si předem nerušený průběh,
  • -> upravte místnost…